Nur eine Ausfüllhilfe!

coolface2
Trololololol…

Wenn man an einer Universität arbeitet, wird einem früher oder später klar, dass die größte Herausforderung, der man sich an manchen Tagen stellen muss, nicht quälende Forschungsfragen oder Anträge für Drittmittelprojekte sind, sondern die eigene Verwaltung. Der Geist, dass die Verwaltung den Lehrstühlen Arbeit abnimmt und für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sorgt, muss irgendwann wahnsinnig lachend geflohen sein oder hat niemals existiert.

In der Vergangenheit hatte ich schon Anekdoten, in denen wir als Lehrstuhl einen externen Wirtschaftsprüfer anheuern und bezahlen mussten, damit dieser der Hochschulverwaltung bestätigt, dass unsere Abrechnung stimmt, damit diese dann unterschreibt, dass die Abrechnung stimmt und wir diese Mitteilung dann der EU machen können. In grauer Vorzeit muss die Idee einmal gewesen sein, dass Sacharbeiter mit einer entsprechenden Ausbildung die Abrechnungen vornehmen oder zumindest prüfen. Das macht die Verwaltung aber und kann es von der personalen Ausstattung her auch gar nicht. In der Folge wird diese Arbeit von promovierenden oder promovierten Wissenschaftlern geleistet. Diese kosten zwar auf dem Papier mehr als ein Sacharbeiter, aber die unbezahlte, freiwillige Mehrarbeit macht da eine hübsche Verschlankung der Verwaltung möglich. Die Vorschriften sind aber geblieben: ein Sachbearbeiter der Finanzabteilung muss ein Blatt Papier unterschreiben (und damit Verantwortung über fünf- und sechsstellige Beträge übernehmen), dass er selber weder nachvollziehen noch prüfen kann. Natürlich will diese Person sich rückversichern und will daher eine schriftliche Bestätigung haben, dass alles richtig ist. Spätestens an diesem Punkt, könnte man aber auch einfach einsehen, dass man die Finanzabteilung ganz aus dem Prozess streichen könnte. Aber das ist noch alles nachvollziehbar.

Auf Platz 1 meiner Anekdotenrangliste ist seit dieser Woche die Personalabteilung. Nicht nur, dass unser Sekretariat im Grunde die gesamte Arbeit macht und die Personalabteilung nur prüft, ob das Geld, das wir ausgeben wollen auch tatsächlich da ist und die Daten an das LBV übermittelt (und dabei vor Weihnachten auch gerne mal weit über einen Monat Verzögerung verursacht), nein, auch die Formulare der Personalabteilung will die Personalabteilung selber nicht haben. Zumindest nicht die englischen. Hintergrund: als international ausgerichtete Universität hat die RWTH Aachen selbstverständlich fast alles, was Studierende an Formularen ausfüllen müssen, nicht nur auf Deutsch sondern auch auf Englisch im Angebot. Dazu zählen auch die Unterlagen, die es braucht um einen Hiwi einzustellen. Wer jetzt aber glaubt, man dürfe die von der Verwaltung zur Verfügung gestellten Dokumente auch tatsächlich nutzen, wird (nach einer mehrwöchigen Lagerung der Unterlagen in der Abteilung) darauf hingewiesen, dass man solche Dokumente selbstverständlich niemals nutzen darf! Deshalb gibt es ja auch die gleichen Felder zum Eintragen der Daten! Diese Dokumente sind selbstverständlich nur eine Ausfüllhilfe für die entsprechenden deutschen Dokumente, die der Studierende dann im Glauben, dass die Übersetzung so schon stimmt, dann unterschreiben soll; eine juristische Willensbekundung auf Gut Glück sozusagen. Das ganze ist aus Sicht der Verwaltung so selbstverständlich, dass man darauf nicht hinweisen muss, schon gar nicht auf dem Dokument selber.

Je mehr Kontakt mit der Realität ich bekomme, desto weniger glaube ich an die Überlegenheit einer zentralisierten Verwaltung. Eine kleine interne Servicegruppe, die Weiterbildet und Berät, und mehr Stellen in den Sekretariaten der Lehrstühle, würde dem Unialltag wahrscheinlich sehr gut tun. Leider sieht die politische Stoßrichtung im Moment genau andersherum aus; alles soll zentraler – am besten direkt im Ministerium – gemacht werden. Die Rektoren wehren sich zu recht gegen solche Bestrebungen. Vielleicht sollten sie im eigenen Haus aber auch mal darauf gucken, wo man solche Fehlentwicklungen korrigieren könnte.

Weiterlesen